מדיניות פרטיות

עמותת המרכז לספריות וספרות בישראל (להלן: "העמותה") מכבדת ומגינה על המידע הפרטי המצוי במאגרי המידע שלה.
מדיניות הפרטיות כפי שתפורט להלן, תבהיר מהם המקורות שבאמצעותם אוספת העמותה מידע פרטי, המטרות שלשמן אוספת העמותה את המידע, סוגי המידע הנאספים, אופן איסוף המידע, השימושים שאפשר שתעשה העמותה במידע והדרכים בהם העמותה מטפלת ושומרת את המידע אותו היא אוספת.

1. יצירת קשר בעניין מידע
כל שאלה ופניה בעניין מדיניות הפרטיות של העמותה ניתן להפנות אל האחראי על הגנת הפרטיות באמצעות דואר אלקטרוני adi@icl.org.il או בטלפון שמספרו 03-6180151 שלוחה 0

2. עקרונות לאיסוף ושימוש במידע
העמותה תאסוף ותשתמש במידע אישי בהתאם לעקרונות הבאים:

3. הסכמה מדעת
העמותה תאסוף מידע אישי ותשתמש בו רק לאחר שהתקבלה לכך הסכמה מדעת של נושאי המידע. כתבי ההסכמה אותם יתבקשו נושאי המידע לאשר ינוסחו בשפה ברורה ונהירה ככל הניתן, על מנת שיביאו לידי ביטוי הסכמה חופשית, מודעת ומיודעת לפעולות האיסוף והשימוש שהעמותה מבקשת לעשות במידע האישי.
ככל שההסכמה ניתנת במקביל להסכמות נוספות, יתבקש נושא המידע לסמן באופן ברור ונפרד שהוא מסכים לאיסוף המידע ולשימוש בו. לדוגמה, ככל שהסכמת נושאי המידע מתקבלת באמצעים דיגיטליים, תינתן עדיפות לכך שנושאי המידע יתבקשו לסמן בתיבה ייעודית, שאינה מסומנת מראש, כי הם מסכימים לאיסוף המידע וכי הם קראו את מדיניות הפרטיות המתאימה (opt-in). ככל שהסכמת נושאי המידע מתקבלת באמצעים פיזיים, יובהר לנושאי המידע במקום בולט וברור כי הם נותנים את הסכמתם לאיסוף ולשימוש במידע, תוך הפניה למדיניות הפרטיות המתאימה.
העמותה תתעד את קבלת ההסכמות לאיסוף ולשימוש במידע אישי באופן מרוכז וניתן לאחזור.

4. שקיפות
במועד קבלת הסכמת נושאי המידע לאיסוף ולשימוש במידע האישי, יימסר להם מידע מספק בדבר מטרות האיסוף ואופן השימוש במידע, על מנת שיוכלו לשקול את הסכמתם. הודעה כאמור על דרכי השימוש במידע תתבסס על מדיניות זו ותכלול לכל הפחות את הפרטים הבאים: (א) העובדה שאין לנושא המידע חובה חוקית למסור את המידע; (ב) המטרה שלשמה מתבקש המידע והאופן שבו ייעשה בו שימוש; (ג) פרוט שם ופרטי בעל השליטה במאגר המידע (ד) הצדדים השלישיים שלהם יימסר המידע ולאלו מטרות; (ה) המדינות אליהן יועבר המידע (אם קיימות כאלה); (ו) תוצאת הסירוב למסירת המידע ו-(ז) זכותו של נושא המידע לעיין, לתקן ולמחוק את המידע שנשמר עליו, ודרכי ההתקשרות העומדות לרשותו לצרכים אלה.

5. צמידות מטרה
העמותה תשתמש במידע אישי שנאסף ונשמר אצלה אך ורק לצורך המטרות שלשמן נמסר על ידי נושאי המידע ובהתאם למדיניות השימוש במידע החלה על סוג מידע זה. ככל שהעמותה תידרש לשימושים אחרים מאלו שנושאי המידע הסכימו להם, תפנה העמותה לנושאי המידע כדי לקבל את הסכמתם.

6. מקורות המידע
6.1 מידע שהעובד מסר וימסור לעמותה
6.2 מידע שנמסר לעמותה ע"י ספקים ומרצים
6.3 מידע הנמסר לעמותה ע"י לקוחות ומשתמשים
6.4 מידע הנמסר ע"י פונים באתר העמותה

7. סודיות המידע
העמותה מחויבת לשמור בסודיות כל מידע אישי שנאסף על ידיה. לצורך כך, כל אחד מעובדי העמותה שתינתן לו גישה למידע אישי שנשמר בעמותה יהיה מחויב בחובת סודיות בקשר לשימוש במידע האישי, ויחתום על הסכם סודיות מתאים. חובת הסודיות של העובד יכולה להתקיים על בסיס הסכם הסודיות הכללי עליו הוא חתום במסגרת הסכם העסקתו או על בסיס הסכם סודיות ייעודי, והכל בהתאם להנחיות ממונה הגנת הפרטיות.

8. מטרות איסוף המידע
העמותה זקוקה למידע הפרטי שהיא אוספת לצורך המטרות הבאות, כולן או חלקן:
8.1 כדי לנהל את משאבי האנוש של העמותה ולהעניק לעובד שירותים שונים;
8.2 כדי לנהל מידע של ספקים, מרצים, לקוחות ומשתמשים ולהעניק להם שירותים שונים.
8.3 לצורכי ניהול הפעילות השוטפת של העמותה בהתאם לכללי מדיניותה ונהליה הפנימיים, כולל אלה הקשורים לעריכת ביקורות, ניהול ספרים (חשבונות), מימון וניהול חשבונות, חיובים, גבייה ומערכות ניהול מידע;

 
9. העברה של מידע לצדדים שלישיים
9.1 הסכמה להעברת המידע
העברה של מידע אישי או מתן גישה למידע אישי הנשמר בעמותה, לצדדים שלישיים, תיעשה בהתאם להסכמה שנושאי המידע נתנו לכך. ככלל, כתבי ההסכמה השונים של העמותה יכללו גם הסכמה להעברת המידע האישי לצדדים שלישיים, לרבות במקרה של עסקאות למכירת נכסים, המחייבות העברה מידע כאמור או הכרוכות מטיבן בחשיפתו בפני צדדים שלישיים.
9.2 המידע אשר יוחזק במאגרי המידע של העמותה, יכול להמסר לצדדים שלישיים בהתאם לתנאי מדיניות הגנת הפרטיות.
9.3 העברת המידע לצדדים שלישיים תכלול מידע רלוונטי בלבד שאינו חורג מהמטרות שלשמן מועבר המידע ותתבצע באופן מידתי למטרה מוגדרת, מפורשת ולגיטימית.
9.4 העמותה רשאית להעביר את המידע אודות נושאי המידע לצדדים שלישיים הבאים ו/או לאפשר להם גישה למידע אודותיך כדלקמן:

צדדים שלישיים המעניקים שירותים לעמותה
צדדים שלישיים אשר מעניקים לעמותה שירותים שונים ובין היתר עורכי דין או יועצים מקצועיים חיצוניים אחרים, נותני שירותי אבטחה ותמיכה במערכות טכנולוגיית מידע (IT), ספקי שירותי תמיכה ואחסון בענן, בנקים ומוסדות פיננסיים, סוכנויות ביטוח וחברות ביטוח, ספקי שירות טלפוניה ותקשורת, ספקי נופש ופנאי, חברות הפקת אירועי, חברות ליסינג, חברות שמעניקות שירותי ייעוץ פנסיוני וביטוחי, חברות שמעניקות שירותי ניהול שכר ומשאבי אנוש, צדדים שלישיים נוספים אשר מעניקים לעמותה שירותים בקשר עם פעילותה.

רשויות וגופים ממשלתיים
בהתאם להוראות הדין ולצרכי ביטחון ואבטחה או בהתאם לדרישות רשויות וגופים ממשלתיים כאמור.

 
9.5 העברת מידע מחוץ לישראל
בנוסף להסכמה לפי סעיף 2.1 , העברה של מידע אישי או מתן גישה למידע אישי הנשמר בעמותה לצדדים שלישיים מחוץ לישראל, תיעשה רק ככל שמתקיים לפחות אחד מהתנאים הבאים:
1. המידע מועבר למדינה באיחוד האירופי;
2. המידע מועבר למדינה שהאיחוד האירופי מאפשר להעביר אליה מידע, ובאותם תנאים (למשל, ארה"ב תחת הסדר Privacy Shield, או מדינות שזכו להחלטת נאותות של הנציבות האירופי);
3. קיים הסכם עם מקבל המידע לפיו הוא מתחייב להחיל על עצמו את חוקי הגנת הפרטיות;
4. התקבלה הסכמה מפורשת מנושא המידע להעברה המסוימת ולמדינה המסוימת אליה הועבר המידע; או

10. אבטחת מידע
10.1 העמותה מחויבת לשמור את המידע האישי שנשמר על ידיה באופן מאובטח בהתאם לחוקי הגנת הפרטיות ולעקרונות אבטחת המידע המוטמעים בעמותה. העמותה תחיל על המידע האישי שנשמר אצלה את מדיניות אבטחת המידע שלה ואת נוהלי אבטחת המידע שנקבעו מכוחה. האחראי על הגנת הפרטיות ישתף פעולה עם ממונה אבטחת המידע בעמותה כדי לוודא שאמצעי אבטחת המידע בעמותה יחולו באופן מספק גם על המידע האישי שנשמר בעמותה.
10.2 העמותה תנקוט באמצעי אבטחת מידע בהתאם לסטנדרטים המקובלים, לצורך הגנה על המידע. יחד עם זאת, כידוע, אחסונו והעברתו של מידע באמצעים אלקטרוניים, לעולם לא יכול להיות בטוח לחלוטין ובכל עת שבה נושא המידע מוסר מידע לעמותה, הוא עושה זאת בכפוף לסכנות הכרוכות בשמירת המידע בדרך זו.
1.3 בכל מקרה שיש לנושא המידע סיבה להאמין כי העברת המידע לעמותה אינה בטוחה עוד (לדוגמה, אם הוא מרגיש כי האבטחה של מידע והעברת המידע לעמותה הועמדה בסכנה), יעדכן נושא המידע את העמותה בהתאם לפרטי ההתקשרות המפורטים בסעיף 1 למדיניות הפרטיות דנן.

 
2. תקופת החזקה של המידע
העמותה תשמור את המידע האישי שברשותה לפרק הזמן הדרוש למימוש המטרות המפורטות במדיניות פרטיות זו אלא אם תקופת החזקה ארוכה יותר נדרשת או מותרת על פי דין.

11. ביעור המידע
עם מיצוי או מילוי הצורך בשמירת המידע האישי, או עם קבלת בקשתו של נושא מידע למחיקת המידע האישי שנשמר עליו, תפעל העמותה למחיקת וביעור המידע האישי האמור מכל אמצעי דיגיטלי או פיזי שנמצא ברשותה תוך פרק זמן של 30 יום מתאריך בקשתו של נושא המידע למחיקת המידע האישי, למעט ככל ששמירת מידע כאמור נדרשת לצרכי גיבוי, תיעוד לצרכים משפטיים וצרכים חיוניים אחרים של העמותה או לפי כל דין. בכל ביעור של מידע אישי, יאשר ממונה הגנת הפרטיות כי תהליך הביעור הושלם לאחר בדיקה עם כל הגורמים הרלוונטיים בעמותה.

12. זכויות נושאי המידע
העמותה תאפשר לכל נושא מידע שמידע אישי עליו נשמר במאגריה לבקש לעיין, לתקן או למחוק את המידע. אפשרות זו תובא לידיעת נושא המידע במועד קבלת ההסכמה לאיסוף המידע האישי והשימוש בו, וכן ככל שנושא המידע יפנה לעמותה בבקשה מתאימה.

כל בקשה לעיון, תיקון או למחיקת מידע אישי תועבר לאחראי על הגנת הפרטיות, אשר ידון בבקשה ויחליט אם לקבלה או לדחותה (בשיתוף מנהל המאגר הרלוונטי). האחראי על הגנת הפרטיות ישיב לגורם בעמותה שהעביר את הבקשה תוך ציון החלטתו והנימוקים לה, וההחלטה תועבר לאחר מכן לנושא המידע לא יאוחר מ-30 יום ממועד קבלת הבקשה בעמותה. בהחלטתו ינחה האחראי על הגנת הפרטיות את הגורמים המתאימים בעמותה האם יש לשמור עותק מהמידע המקורי לפני שתוקן או נמחק, לצרכים המותרים לפי כתב המדיניות החל על סוג המידע שבגינו הוגשה הבקשה ומחיקת/תיקון המידע יתבצעו בסמוך לאחר ההחלטה ככל שהוחלט על כך.

בקש נושא המידע לעיין, לתקן או למחוק מידע השייך לו, ינחה האחראי על הגנת הפרטיות את הגורמים הקשורים למידע זה בעמותה לפעול בהתאם כדי להיענות לבקשת נושא המידע, אלא אם קיימת מניעה חוקית שלא מאפשרת זאת.

13. פעולות דיוור ישיר
13.1 בסעיף זה, "דיוור ישיר" משמעו פנייה אישית לאדם בהתבסס על השתייכותו לקבוצת אוכלוסין, שנקבעה על פי איפיון אחד או יותר של בני אדם ששמותיהם כלולים במאגר מידע (דוגמת גיל, היסטוריית רכישות, מיקום, מגדר, נטייה מינית, מקצוע וכד'). "שירותי דיוור ישיר" משמעם פנייה בדיוור ישיר עבור צדדים שלישיים.
13.2 טרם התחלת פעילות שיווקית או פרסומית באמצעות דיוור ישיר, יפנה האחראי לפעילות זו לאחראי על הגנת הפרטיות. האחראי על הגנת הפרטיות יבחן האם יש מניעה להתחיל בפעילות והאם היא עומדת בתנאי מדיניות זו.
13.3 ככלל, פעולות דיוור ישיר ללקוחות הקיימים של העמותה, הקשורות קשר ישיר והדוק לפעילות הרגילה של העמותה ולשירותים ולמוצרים שהעמותה מציעה ללקוחותיה דרך קבע, יכולות להתבסס על הסכמת הלקוח למדיניות הפרטיות הפומבית של העמותה.
13.4 פעולות דיוור ישיר המופנות למי שאינם לקוחות של העמותה, פעולות דיוור ישיר שאינן קשורות קשר ישיר לפעילות הרגילה של העמותה ולשירותים ולמוצרים שהיא מציעה ללקוחותיה דרך קבע, וכן פעולות המהוות שירותי דיוור ישיר, מחייבות קבלת הסכמה ספציפית מאת הנמענים, בפורמט של opt-in, בהתאם לסעיף 9 לעיל.
13.5 העמותה לא תעניק לצדדים שלישיים שירותי דיוור ישיר, אלא באישור האחראי על הגנת הפרטיות והנהלת העמותה.
13.6 בכל פנייה בדיוור ישיר, תקפיד העמותה שכל התנאים הבאים יתקיימו:
 13.6.1 הפנייה תכלול את שם העמותה המלא, פרטי הקשר שלה ומספר מאגר המידע שעל בסיסו מתבצע הדיוור;
 13.6.2 הפנייה תציין במפורש שמדובר בפנייה בדיוור ישיר;
 13.6.3 הפנייה תכלול, באופן ברור ובולט, הודעה על אפשרות הנמען להודיע שאינו מעוניין להיות חשוף לדיוור ישיר של העמותה בעתיד.

14. בעלי תפקידים ותחומי אחריות
14.1 הנהלת העמותה אחראית להבטחת קיומה של מדיניות פרטיות זו ולאיסוף ולשימוש במידע אישי במסגרת עסקיה.
14.2 הגורם האחראי מטעם הנהלת העמותה לשמירה על פרטיות בעמותה הוא האחראי על הגנת הפרטיות. בסמכות האחראי על הגנת הפרטיות לבחון מעת לעת את התאמת מדיניות העמותה לחוק ולתקנות הגנת הפרטיות. האחראי על הגנת הפרטיות יהיה אחראי לאכיפת מדיניות פרטיות זו, ולו סמכויות הפיקוח והבירור בקשר לטענות להפרת המדיניות. יש לעדכן את האחראי על הגנת הפרטיות בכל סוגיה המעוררת או שיש חשש שתעורר פגיעה בפרטיות.
14.3 למאגרי המידע בעמותה ימונה מנהל מאגרי מידע. מנהל מאגרי המידע יהיה אחראים ליישום הוראות מדיניות זו על מאגרי המידע שבאחריותו וידווח לאחראי על הגנת הפרטיות בכל סוגיה המערבת אפשרות לפגיעה בפרטיות או לאי-התאמה בין ניהול מאגר המידע לבין מדיניות זו.
14.4 מנהלי התהליכים העסקיים בעמותה ידווחו לאחראי על הגנת הפרטיות על כל הנוגע לפעילויות המחייבות איסוף ו/או שימוש במידע פרטי. מנהלי התהליכים העסקיים יסייעו למנהל מאגרי המידע ליישם את הוראות מדיניות זו על פעילות האיסוף ו/או השימוש במידע אישי הנדרש לצורך התהליך העסקי עליו הם אחראים. מנהלי התהליכים העסקיים ידווחו לממונה על הגנת הפרטיות בכל סוגיה המערבת אפשרות לפגיעה בפרטיות.

הדין החל על מדיניות הגנת פרטיות זו יחול הדין הישראלי ללא ברירות המחדל שלו.

שינויים למדיניות זו
העמותה בוחנת את מדיניות הפרטיות באופן סדיר ושומרת את הזכות לבצע שינויים בכל עת על מנת להתחשב בשינויים בניהול פעילותה, ובדרישות חוקיות.